Splošna politika zasebnosti

Opredelitve

V tem razdelku pojasnjamo osnovne izraze, ki jih uporabljamo v politiki zasebnosti, s konkretnimi primeri uporabe v storitvah RentaHubIns.

Osebni podatki so informacije, s katerimi je posameznik neposredno ali posredno identificiran, na primer ime, naslov, telefonska številka, EMŠO ali podatki o preteklih najemih. V kontekstu naših primerov to vključuje tudi slike poškodovanih delov stanovanja, dokumentacijo depozita in plačilne dokaze.

Obdelava pomeni vsak poseg v osebne podatke: zbiranje, shranjevanje, pregledovanje, spreminjanje, posredovanje in izbris. Primer praktične obdelave je pregled dokazil o škodi, pošiljanje poročila najemodajalcu in arhiviranje za čas reševanja spora.

Uporabnik pomeni posameznika, ki uporablja naše storitve RentaHubIns kot najemnik ali najemodajalec, vključno z osebnimi zastopniki in pooblaščenci, kadar nastopi taka potreba.

Storitev zajema vse ponujene rešitve: najemno zavarovanje, pravna podpora, ocena škode, preverjanje najemnikov in svetovanje pri pogojih najema — vključno s primeri reševanja konkretnih primerov.

Piškotki so majhne tekstovne datoteke, ki jih spletna stran shrani v brskalnik za izboljšanje uporabniške izkušnje; uporabljamo jih za analitiko, ohranjanje nastavitev in varnostne namene.

Zbiranje podatkov

RentaHubIns zbira podatke preko obrazcev, e-pošte, telefonskih klicev in avtomatiziranih sistemov za namene obdelave zahtevkov, podpore in izboljšanja storitev. Spodaj so primeri podatkov, ki jih obdelujemo glede na scenarij.

Namen obdelave podatkov

Podatke obdelujemo za jasne, zakonite in specifične namene. V nadaljevanju so navedeni glavni nameni in primeri uporabe v praksi.

• Obdelava zahtevkov za najemno zavarovanje in ocena škode na podlagi predloženih dokazov.
• Pravna podpora in posredovanje v primerih sporov med najemnikom in najemodajalcem, vključno z mediacijo.
• Preverjanje potrditve identitete in zgodovine najemov za zmanjšanje tveganja pri sklepanju najemnih pogodb.
• Komunikacija z zavarovalnicami, odvetniki in izvajalci za usklajevanje popravila poškodovanih predmetov ali nepremičnin.
• Izboljševanje storitev preko analize uporabe platforme in povratnih informacij uporabnikov.
• Upravljanje računov, fakturiranje in obdelava plačil v skladu s pogodbenimi dogovori.
• Varnostno spremljanje za preprečevanje zlorab, goljufij in nepooblaščenega dostopa.
• Izpolnjevanje pravnih in regulatornih obveznosti ter odgovori na uradne zahteve.

Pravna podlaga obdelave

Obdelavo osebnih podatkov opravljamo na podlagi veljavnih pravnih podlag, kot so pogodba, zakoniti interes ali privolitev uporabnika, vedno z upoštevanjem sorazmernosti.

• Izpolnitev pogodbe: obdelava nujna za izvajanje pogodbenih obveznosti do najemnika ali najemodajalca.
• Zakoniti interes: varnost storitev, preprečevanje goljufij in upravljanje tveganj pri izposoji nepremičnin.
• Privolitev: za določene komunikacijske in marketinške namene, kadar je privolitev izrecno podana.
• Izpolnjevanje pravnih obveznosti: obdelava zahtevana z zakonom ali na podlagi upravnih postopkov.

Piškotki

Piškotke uporabljamo za zagotavljanje osnovne funkcionalnosti strani, analitiko in za izboljšanje uporabniške izkušnje. V nekaterih primerih zahtevamo privolitev za neobvezne piškotke.

Uporabljamo sesijske piškotke (izbrišejo se ob zaprtju brskalnika), trajne piškotke (hranijo preference) in piškotke tretjih oseb za analitiko.

Kategorije: nujno potrebni piškotki za delovanje strani, funkcionalni piškotki za shranjevanje nastavitev, analitični piškotki za izboljšanje storitev in oglasniški piškotki, kadar so relevantni.

Uporabniki lahko upravljajo nastavitve piškotkov prek nastavitev brskalnika ali preko naše strani. Onemogočanje določenih piškotkov lahko vpliva na delovanje nekaterih funkcij.

Celotna politika piškotkov rentahubins.digital

Deljenje podatkov

Podatke delimo le s partnerji, ki so vključeni v obdelavo primera ali nujni za izvedbo storitve, vedno z minimalnim obsegom podatkov in ustreznimi varnostnimi ukrepi.

• Zavarovalnice in izvedenci za oceno škode in obravnavo zahtevkov.
• Odvetniki ali mediatorji pri uveljavljanju pravnih zahtevkov ali mirnem reševanju sporov.
• Izvajalci popravil in nadomestil, kadar je potrebno uskladiti ocene in stroške odprave škode.
• Plačilni ponudniki za obdelavo transakcij in izstavitev računov.
• Regulatorji ali sodišča, če to zahtevajo zakoniti postopki.
• Zunanje storitve analitike in gostovanja za vzdrževanje platforme z ustreznimi pogodbenimi varovali.

Mednarodni prenosi podatkov

V primerih, ko so naši partnerji ali ponudniki storitev izven EU/EEA, zagotovimo ustrezne varnostne mehanizme, kot so standardne pogodbene klavzule ali preverjene varnostne prakse. Prenosi so omejeni na nujne primere, kot je sodelovanje z izvedenci ali gostovanje podatkov.

Za mednarodne prenose uporabljamo standardne pogodbe, oceno tveganja in nadzor nad izvajalci, s katerimi imamo sklenjene pisne dogovore o varstvu podatkov.

Hranjenje podatkov

Podatke hranimo le toliko, kolikor je potrebno za namen obdelave, upoštevajoč pravne roke arhiviranja in vodenja računovodskih evidenc.

Uporabniške račune hranimo aktivne, dokler obstaja pogodbeni odnos ali dokler uporabnik ne zahteva izbrisa, ob upoštevanju zakonskih obveznosti hrambe.

Korespondenco in prijave zahtevkov hranimo vsaj toliko časa, da se zadeva reši, običajno 3 leta za sledljivost primerov, razen če zakon določa drugače.

Varnostne in sistemske zapise hranimo za obdobje, potrebeno za odkrivanje zlorab in varnostnih incidentov, običajno do enega leta, razen če se zahteva daljše hrambe iz pravnih razlogov.

Po izteku obdobja hrambe ali na uveljavljeno zahtevo o izbrisu osebnih podatkov poskrbimo za varno izbrisovanje podatkov iz aktivnih sistemov in arhivov v skladu z internimi postopki.

Varnost podatkov

Varnost podatkov jemljemo resno in uporabljamo tehnične in organizacijske ukrepe, kot so šifriranje prenosov, omejen dostop do osebnih podatkov zaposlenih in partnerjev ter redne varnostne preglede. V primeru varnostnega incidenta izvajamo predhodno opredeljene odzivne načrte in obvestimo prizadete stranke v skladu z veljavno zakonodajo.

• Šifriranje podatkov med prenosom (TLS) in zaščita občutljivih dokumentov v mirovanju.
• Dostop po načelu najmanjših privilegijev in redno preverjanje pooblastil zaposlenih ter zunanjih izvajalcev.
• Redno izvajanje varnostnih skeniranj, varnostnih kopij in testov ranljivosti ter usposabljanje osebja za varno ravnanje s podatki.

Pravice uporabnikov

Kot posameznik imate pravice glede vaših osebnih podatkov, ki jih lahko uveljavljate pri RentaHubIns. V spodnjih točkah so opisane glavne pravice in praktični postopki za uveljavljanje.

• Pravica do dostopa: lahko zahtevate kopijo podatkov, ki jih o vas hranimo, ter povzetek primerov, kjer so bili uporabljeni.
• Pravica do popravka: če so podatki netočni ali nepotni, lahko zahtevate popravek ali dopolnitev.
• Pravica do izbrisa: v primerih, kjer ni zakonitih razlogov za nadaljnjo hrambo, lahko zahtevate izbris osebnih podatkov.
• Pravica do omejitve obdelave: lahko zahtevate začasno omejitev obdelave, na primer med reševanjem spora o točnosti podatkov.
• Pravica do prenosljivosti podatkov: kjer je to mogoče, vam podatke posredujemo v strukturirani, splošno uporabljani obliki.
• Pravica do ugovora: v primeru obdelave na podlagi zakonitega interesa lahko uveljavljate ugovor, ob strokovni presoji pa lahko nadaljujemo obdelavo, če obstajajo pretehtani zakoniti razlogi.
• Pravica do preklica privolitve: kadar obdelava temelji na privolitvi, lahko privolitev kadar koli prekličete za prihodnje obdelave.
• Pravica do vložitve pritožbe pri nadzornem organu, če menite, da je prišlo do kršitev varstva podatkov.

Kako uveljaviti pravice

Zahtevo po uveljavljanju pravic pošljite na [email protected] ali po pošti na RentaHubIns, Jadranska Cesta 31, 6280 Ankaran, Slovenija. V zahtevi navedite svojo identiteto, jasno navedbo zahtevane pravice in konkretne podatke ali primere. Odgovorimo v skladu z zakonodajo in v razumnih rokih, običajno v 30 dneh. V primeru zapletenih primerov vas bomo obvestili o podaljšanju roka in razlogih za to.

[email protected]

Na zahteve posameznikov glede dostopa, popravka ali izbrisa osebnih podatkov običajno odgovorimo v 30 dneh od prejema vloge. V primeru kompleksnih primerov ali dodatnih poizvedb si lahko vzamemo do 60 dni, o morebitni podaljšitvi pa vas obvestimo z obrazložitvijo. V praksi smo na konkretnih primerih dostop zagotovili v dveh tednih, kadar so bile zahteve jasne in so bili podatki takoj dostopni.

Skladnost z GDPR

RentaHubIns obdeluje osebne podatke v skladu s Splošno uredbo o varstvu podatkov (GDPR) in veljavno slovensko zakonodajo. Na tem mestu pojasnimo ključne pravice posameznikov, primere uporabe in postopke za uveljavljanje pravic v kontekstu najemodajalcev, najemnikov in ponudb najemnin ter pripadajočih storitev zaščite najemnikov.

• Pravica do dostopa: lahko zahtevate kopijo osebnih podatkov, ki jih imamo o vas, v praksi pošljemo izpis z navedbo kategorij podatkov in namenov obdelave. Na praktičnem primeru smo najemniku omogočili vpogled v dokumentacijo o škodah, zabeleženo med reševanjem spora z najemodajalcem.
• Pravica do poprave: v primeru netočnih ali nepopolnih podatkov lahko zahtevate popravek. V enem scenariju je sprememba naslova najemnika v naši bazi preprečila napačno obvestilo o odpovedi zavarovanja.
• Pravica do izbrisa ('pravica do pozabe'): zahtevke obravnavamo ob upoštevanju zakonitih podlag za hrambo (npr. računovodski ali regulatorni roki). V primeru zaprtih primerov zastarevanja zahtevkov podatke izbrišemo, če ni pravnih razlogov za hranjenje.
• Pravica do omejitve obdelave: lahko zaprosite, da začasno omejimo obdelavo vaših podatkov, na primer med reševanjem spora o odgovornosti za poškodbe v najemni enoti.
• Pravica do prenosljivosti podatkov: če želite, vam lahko predamo osobne podatke v strojno berljivi obliki za prenos k drugemu ponudniku storitev za najem ali zavarovanje.
• Pravica do ugovora: nasprotujete lahko obdelavi osebnih podatkov za neposredno trženje ali za obdelavo, ki temelji na tehtanju interesov. V praktičnih primerih smo zahteve za prenehanje trženjskih e-poštnih seznamov obdelali v nekaj dneh.

Če menite, da so bile kršene vaše pravice po GDPR, se lahko obrnete na Informacijskega pooblaščenca Republike Slovenije ali na pristojni nadzorni organ v državi vašega običajnega prebivališča. Pri praktični obravnavi zadev svetujemo zbiranje dokazil, kot so dopisi, datumi in komunikacija z RentaHubIns, kar pripomore k hitrejšemu reševanju zadeve.

Trženje in obvestila

RentaHubIns pošilja trženjska sporočila le, če ste dali privolitev ali če gre za obvestila v zvezi s pogodbenimi storitvami, ki ste jih naročili. Primer: če ste najemnik, ki je uporabil storitev zaščite depozita, vam pošljemo relevantna obvestila o spremembah pogojev ali o izvedbah poveznih storitev.

Preklic privolitve za trženje je enostaven: vsak e-poštni sporočilo vsebuje povezavo za odjavo. V primerih, kjer odjava ne deluje, lahko pošljete zahtevo na naslov RentaHubIns ali uporabite kontaktne podatke v spodnjem razdelku.

Osebni podatki otrok

Skrbimo, da ne zbiramo namensko podatkov otrok mlajših od 16 let brez soglasja staršev ali zakonitih zastopnikov. Če na podlagi primera odkrijemo, da so bili zbrani podatki mladoletne osebe, ukrepamo za takojšnjo odstranitev ali pridobitev ustreznega soglasja, v skladu z veljavno zakonodajo.

Povezave do tretjih strani

Na spletnem mestu RentaHubIns so lahko povezave do partnerjev, ponudnikov zavarovanja in drugih tretjih strani. Te strani imajo lastne politike zasebnosti; za primere in scenarije sodelovanja priporočamo, da pred izmenjavo osebnih podatkov preverite njihove politike in pogoje. RentaHubIns ni odgovoren za prakse tretjih oseb.